Η Βιβλιοθήκη του ΤΕΠΑΚ αποδέχεται δωρεές με τις εξής προϋποθέσεις:
Το υλικό της δωρεάς εμπίπτει στους στόχους ανάπτυξης της συλλογής του.
Η αποδοχή της δωρεάς δε συνεπάγεται υψηλό κόστος αποθήκευσης και συντήρησής του υλικού εκτός και αν το κόστος αυτό αντισταθμίζει το υψηλό όφελος του αποκτήματος.
Η αξιολόγηση των δωρεών γίνεται από επιτροπή στην οποία συμμετέχουν βιβλιοθηκονόμοι με ειδικές γνώσεις και εμπειρία στο θεματικό περιεχόμενο της δωρεάς. Σε ειδικές περιπτώσεις δωρεών, στην αξιολόγησή τους συμμετέχουν και μέλη ΔΕΠ με συγγενές γνωστικό αντικείμενο. Για την αποδοχή ή μη της δωρεάς λαμβάνονται υπόψη παράμετροι όπως, η γενικότερη πολιτική ανάπτυξης της συλλογής, η τυχόν αναγκαιότητα δημιουργίας πολλαπλών αντιτύπων μέσα στη συλλογή, η φυσική κατάσταση του υλικού και οι όροι του δωρητή.
Διαδικασία αποδοχής - απόρριψης δωρεών:
- 1. Αν η δωρεά αποτελείται από λιγότερους από 100 τόμους: Ο δωρητής απευθύνει επιστολή στον Διευθυντή Βιβλιοθήκης, σχετικά με τη δωρεά που προτίθεται να κάνει. Η επιστολή πρέπει να περιλαμβάνει συνοπτική περιγραφή του υλικού, το θεματικό του περιεχόμενο και στοιχεία όπως μέγεθος, σχήμα, βάρος, παλαιότητα, καθώς και ιδιαίτερα χαρακτηριστικά μορφής του υλικού.
- 2. Αν η δωρεά αποτελείται από περισσότερους από 100 τόμους και λιγότερους από 1000: Ο δωρητής απευθύνει επιστολή στον Διευθυντή Βιβλιοθήκης ο οποίος την παραπέμπει στην Επιτροπή Βιβλιοθήκης , σχετικά με τη δωρεά που προτίθεται να κάνει. Η επιστολή πρέπει να περιλαμβάνει συνοπτική περιγραφή του υλικού, το θεματικό του περιεχόμενο και στοιχεία όπως μέγεθος, σχήμα, βάρος, παλαιότητα, καθώς και ιδιαίτερα χαρακτηριστικά μορφής του υλικού.
- 3. Αν η δωρεά αποτελείται από περισσότερους από 1000 τόμους: Η διαδικασία αποδοχής - απόρριψης δωρεών ακολουθεί τα εξής τρία στάδια:
- Ο δωρητής απευθύνει επιστολή στον Διευθυντή Βιβλιοθήκης ο οποίος, μέσω της Επιτροπής Βιβλιοθήκης, την παραπέμπει στην Σύγκλητο , σχετικά με τη δωρεά που προτίθεται να κάνει. Η επιστολή πρέπει να περιλαμβάνει συνοπτική περιγραφή του υλικού, το θεματικό του περιεχόμενο και στοιχεία όπως μέγεθος, σχήμα, βάρος, παλαιότητα, καθώς και ιδιαίτερα χαρακτηριστικά μορφής του υλικού.
- Η Σύγκλητος συγκροτεί επιτροπή η οποία αξιολογεί τη δωρεά και αν το θεωρεί σκόπιμο, μπορεί να ζητήσει μελέτη και αυτοψία του υλικού. Η επιτροπή εισηγείται σχετικά προς την Σύγκλητο.
- Η διαδικασία αποδοχής της δωρεάς ολοκληρώνεται με την υπογραφή εγγράφου εκ μέρους του δωρητή και της Συγκλήτου, όπου περιγράφεται λεπτομερώς η δωρεά, οι όροι αποδοχής, επεξεργασίας και διαχείρισής της.
Για πληροφορίες παρακαλώ επικοινωνήστε με το Γραφείο Διαχείρισης Υλικού (ΓΔΥ)
Γραφείο Διαχείρισης Υλικού (ΓΔΥ)Κιτίου Κυπριανού 38, 3041 Λεμεσός
Τ.Θ. 50329, 3603 Λεμεσός
Τηλ: +357 25002713
Φαξ: +357 25002761
library.acquisitions@cut.ac.cy